Assistant(e) de programme (Remote)

March of Dimes CanadaCanada5 days agoFull-time
Skills, Development and Employment Vous serez fier de faire carrière avec March of Dimes Canada Chez March of Dimes Canada, notre travail collectif a un impact. En tant qu’organisme de bienfaisance national de premier plan, fort de plus de 70 ans d’impact, nous nous engageons à être le principal fournisseur de services, ressource et défenseur au Canada, en aidant les personnes en situation de handicap à vivre et s’épanouir dans des communautés partout au pays. Nos efforts collectifs sont ancrés dans notre But, notre Vision et notre Mission, qui guident toutes nos actions. But : Défendre l’équité. Renforcer les capacités. Vision : Une société inclusive et sans obstacles pour les personnes en situation de handicap. Mission : Être le principal fournisseur de services, ressource et défenseur au Canada, en aidant les personnes en situation de handicap à vivre et s’épanouir dans des communautés partout au pays. Le programme de Développement des compétences et d’emploi s’assure que les personnes en situation de handicap trouvent et conservent des emplois significatifs en les jumelant avec des employeurs à la recherche de candidats qualifiés. En outre, il offre un soutien avec des évaluations, des services de réadaptation, ainsi que des programmes pour enfants et jeunes. Fonction de Base: • Relevant du gestionnaire de programme, l’assistant(e) de programme aura pour responsabilité principale de soutenir les tâches administratives liées aux Services cliniques. • Cela inclut la gestion des demandes d’évaluation, la planification des rendez-vous, la communication avec les évaluateurs et la clientèle, ainsi que la gestion des rapports et des documents administratifs. • L’assistant(e) veillera à ce que toutes les étapes du programme soient traitées de manière rapide, précise et conforme aux politiques de l’organisation et des bailleurs de fonds. Responsabilités:Gestion des demandes d’évaluation • Recevoir et traiter les demandes d’évaluation dans les systèmes internes en veillant à leur conformité avec les exigences du programme. • Vérifier l’exactitude et la pertinence des informations, puis amorcer les flux de travail nécessaires pour garantir une gestion fluide des demandes. Coordination des rendez-vous • Sélectionner les évaluateurs appropriés et les contacter pour organiser les rendez-vous en fonction des besoins des clients. • Réserver les salles de réunion nécessaires et coordonner les services d’interprétation lorsque requis, afin de répondre aux besoins linguistiques des clients. • Confirmer les rendez-vous auprès des clients et leur transmettre toutes les informations nécessaires à la bonne préparation de leurs rencontres. Gestion des annulations et des ajustements • Gérer les annulations de rendez-vous et en planifier de nouveaux, tout en optimisant le calendrier pour tenir compte des évaluations supplémentaires ou des ajustements demandés. Gestion des documents et des rapports • Assurer la transmission sécurisée des documents aux évaluateurs et aux parties prenantes via une base de données sécurisée, en respectant les protocoles de confidentialité. • Télécharger et archiver les rapports d’évaluation et de coaching dans les systèmes internes afin de garantir leur accessibilité et leur traçabilité. • Rédiger, préparer et envoyer les lettres de confirmation, en assurant leur conformité et leur expédition dans les délais impartis. Soutien administratif et financier • Assurer le suivi rigoureux de la facturation et des paiements associés aux services rendus, en utilisant les outils internes pour garantir l’exactitude des processus financiers. • Utiliser les outils de gestion interne pour maintenir une traçabilité précise des activités administratives et garantir la fluidité du programme. Soutien au développement des affaires • Collaborer activement à la recherche de nouveaux contrats et participer à la recherche et à la sélection d’évaluateurs externes qualifiés. • Contribuer aux efforts administratifs soutenant les initiatives de démarchage, y compris la préparation de documents, la gestion des contacts et l’organisation de réunions. Qualifications: • Diplôme d’études secondaires ou collégiales en administration ou en gestion ou dans un domaine connexe (préféré). • Compétences avérées en communication orale et écrite en français et en anglais (bilinguisme requis). • Expérience en coordination administrative, de préférence dans un environnement de réadaptation ou de services d’employabilité (atout). • Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer efficacement plusieurs priorités dans un environnement dynamique et en constante évolution. • Esprit entrepreneurial avec une forte capacité à mettre en œuvre des améliorations et à optimiser les processus pour maximiser l’efficacité. • Maîtrise des outils informatiques, notamment les logiciels de traitement de texte et de gestion de bases de données, et des tableurs. • Grande attention aux détails et capacité à respecter des délais serrés et des exigences strictes. • Flexibilité et capacité à s’adapter rapidement aux demandes imprévues tout en maintenant un haut niveau de qualité. • Engagement à respecter la confidentialité et à se conformer aux exigences et aux politiques organisationnelles. Salaire: À déterminer (35 heures par semaine) Candidatures Acceptées Jusqu’au: Vendredi 31 janvier 2025 Questions about working at March of Dimes Canada? Whether starting or advancing your career with us, you’ll feel great knowing that you’re: • Contributing to our important mission: creating real change for people with disabilities • Joining a leading national charity with a history of impact and a future full of possibility • Enjoying industry-leading employment incentives and benefits • Supported in your professional growth, development, and success • Included in our empathetic and supportive work culture Learn more about why we’re a great employer at marchofdimes.ca/careers. For general inquiries, you can reach us at recruitment@marchofdimes.ca Nous valorisons la santé et la sécurité de nos employés ! Chez MODC, nous nous engageons à garantir un environnement de travail sain et sécuritaire pour tous. Nous encourageons tous les employés actuels et potentiels à rester à jour avec les vaccinations contre la Covid-19 et les doses de rappel, comme recommandé par les autorités de santé publique. Cela reflète notre engagement indéfectible à protéger la santé et le bien-être de notre personnel. Besoin d’accommodements ? Nous sommes là pour vous aider ! MODC est fier de bâtir une main-d'œuvre qui reflète la diversité des populations que nous servons. Nous accueillons les candidatures de personnes qualifiées de tous horizons et capacités. Conformément aux lois sur l’accessibilité et les droits de la personne au Canada, MODC fournit des accommodements aux candidats ayant des handicaps ou d’autres besoins protégés. Si vous avez besoin d’un accommodement, veuillez nous en informer, et nous travaillerons ensemble pour répondre à vos besoins. Notre objectif est de favoriser un processus de sélection et un environnement de travail inclusifs, équitables, accessibles et sans obstacles. Notre approche de Réconciliation, Équité, Accessibilité, Diversité et Inclusion (READI) MODC s’engage à favoriser une culture inclusive et accueillante où chacun peut s’épanouir. Nous mettons un point d’honneur à attirer, retenir et soutenir des personnes issues de divers horizons et capacités. Grâce à nos pratiques progressives, les membres de notre équipe sont encouragés à accéder aux opportunités et aux soutiens nécessaires pour croître, prospérer et réussir. Notre approche READI reflète notre conviction que défendre l’équité et valoriser les capacités commence par investir dans notre équipe et créer une culture où chaque individu se sent inclus, en sécurité et confiant au travail, chaque jour. Job Type: Full-time Work Location: Remote

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